Reibungsloser Check-In auf der #SMWHH 2019 mit Choose 2 Rent

Smartes Einlassmanagement bei der #SMWHH19

„Wir sind sehr stolz den Teilnehmer Check-In bei der #SMWHH19 umgesetzt zu haben“ sagt Claudia Braun, Managing Partner von Choose 2 Rent Europe. „Als Hamburger Unternehmen mit internationalen Kunden und globalen Events ist es uns eine besondere Freude ein lokales Event zu unterstützen und auszustatten. Wir haben auch in diesem Jahr wieder alles darangesetzt, dass der Einlass der Social Media Week ein voller Erfolg wird“.

Bereits im zweiten Jahr wurde der Einlass der Social Media Week von Choose 2 Rent Europe als Partner begleitet. So galt es dieses Jahr an drei Locations Laptop- und Druck-Stationen aufzubauen. Neu in diesem Jahr wurden Stationen für die Workshop-Registrierung und Scanner für das Erfassen der QR-Codes der Teilnehmer eingesetzt. Erfahrene Onsite-Consultants von Choose 2 Rent waren von Anfang bis Ende dabei, um das Equipment anzuliefern, aufzubauen und zu testen. Ein ausführliches Briefing des Teams ist dabei Teil der Dienstleistung. Ab dem Event-Start wurde der mit dem Veranstalter vereinbarte Ablauf von den Consultants betreut und sichergestellt.

So verlief der Event Check-In auch in diesem Jahr reibungslos für die Teilnehmer. Die Schlangen und Wartezeiten waren stets kurz. Dank des Einsatzes von Scannern wurden die Teilnehmer anhand ihrer Ticket-Codes schnell gefunden und mit speziellen Druckern erfolgte der Badgedruck in wenigen Sekunden vor Ort.

Auch bei den Workshop-Anmeldungen lief alles rund. Wer sich vorab noch nicht für bestimmte Workshops entschieden hatte, konnte dies vor-Ort noch tun und sich an einer der vier Workshop-Stationen für Sessions entscheiden und registrieren. An den Türen wurden die Teilnehmerbadges per Scanner erfasst und die Registrierung geprüft werden.

Am Ende der Social Media Week hat sich das Choose 2 Rent Team um Abbau und Rücktransport gekümmert, der in diesem Fall nur eine kurze Distanz in die Hamburger Nachbarschaft bedeutete.

Choose 2 Rent unterstützt das diesjährige Motto

Unternehmerische Verantwortung und Reichweite nutzen, um gesellschaftliches Wohlbefinden zu erzeugen, ist das diesjährige Motto der Social Media Week. Diesen Gedanken unterstützt Choose 2 Rent seit der Gründung im Jahr 2013, denn täglich starten durchschnittlich 10 Events weltweit mit unserem Equipment. Tablets und Drucker sind online schnell bestellt und am nächsten Tag geliefert, aber ist es das, was wir wirklich wollen? Durch das Anmieten von Check-In Hardware für den jeweiligen Event-Zeitraum wird nicht nur das Eventbudget geschont, sondern auch die Ressourcen.

Denn gemietetes Equipment ist nicht nur top gepflegt, es erhält auch mehr Nutzungsstunden durch den wiederholten Einsatz als sein Counterpart, der nur für den einmaligen Einsatz angeschafft wird. Zur Pflege der Geräte gehört auch, dass reparable Schäden immer wieder ressourcenschonend instandgesetzt werden. Wenn ein Tablet, ein Laptop oder ein Drucker bei Choose 2 Rent nach ca. zwei Jahren aussortiert wird, hat es also einen deutlich höheren Nutzungsgrad erreicht als Geräte, die zum gleichen Zeitpunkt für den Einsatz eines jährlich stattfindenen Events gekauft wurden. Bei Mietequipment profitieren Veranstalter somit auch von einem schnelleren Austausch veralteter Technologien.

Nachhaltige Materialien gepaart mit moderner Technik

Ein modernes Check-In System entspricht nicht nur dem Zeitgeist, sondern vermeidet auch das Ausdrucken nicht genutzter Namensschilder und unterstützt den Umweltgedanken dadurch zusätzlich. Das von Choose 2 Rent angebotene Papier stammt aus nachhaltigen Quellen und kann ohne Plastikhüllen genutzt werden. Wer bei der Nachhaltigkeit seiner Materialen einen Schritt weiter gehen möchte, kann von Choose 2 Rent auch Einlass-Assessoires wie zum Beispiel Lanyards aus recyceltem Kunststoff oder aus natürlichen Bambusfasern erhalten.

 

Lokal global – zwei Standorte bedienen Events weltweit

Ohne perfekte Event-Logistik geht es nicht. Verschiedene Event-Dienstleistungen bedürfen immer Spezialisten, die diese pünktlich zum Eventtermin zur Verfügung stellen. Mit diesem Bewusstsein liefert Choose 2 Rent auf die Bedürfnisse des Veranstalters zugeschnittene Services, wie voreingestelltes Miet-Equipment und kundenspezifische Produkte. Dies erfolgt momentan aus den Standorten Hamburg und Miami, denn unsere globalen Services erfordern lokale Teams. Auf www.choose2rent.com stellen sich unsere Mitarbeiter Ihnen persönlich vor.

 

Autor: Anna Matthias-Sheridan, Account Relationship Manager, Choose 2 Rent Europe