Virtuelle Events: Mehr Mut für Eventbranche und Kunden

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Virtuelle Events waren 2019 trotz überschaubarem Angebot eine gute Alternative zum analogen Event. 2020 sind sie – nicht nur dank der gegebenen Umstände – gefragter denn je. Welchen Mehrwert bieten virtuelle Events, welche Formate gibt es? Und welche Herausforderungen wird es in Zukunft geben, wenn Doch worin unterscheiden sich die verschiedenen Anbieter, welchen Mehrwert bieten virtuelle Events und welche Herausforderungen gibt es in Zukunft? Wir haben in unserem Netzwerk nachgefragt, VRtual X, Carl Group und XING Events haben geantwortet.

https://vrtual-x.com/

Seit wann setzt ihr virtuelle Events um und welche Motivation steckt dahinter?

VRtual X: Virtuelle Events setzen wir seit fast 15 Jahren um. Damals gab es allerdings den Begriff “Virtuelle Events” noch nicht einmal. Anfangs waren das Livestreams zu großen Sportveranstaltungen im Segeln, Galoppsport oder Handball, aber auch Messen und Kongresse.

Carl Group: Wir haben schon früh unsere Veranstaltungen mit Livestreams begleitet. Daher sind wir mit den technischen Herausforderungen gut vertraut und haben geschultes Personal.

Mit dem ersten Lockdown im Frühjahr haben wir direkt ein Streaming-Studio in unseren Showroom gebaut, um unseren Kunden eine Alternative zu ihren physisch geplanten Events zu liefern, die in der gewünschten Form nicht stattfinden konnten. Seit Ende März produzieren wir nun regelmäßig virtuelle Events.

XING Events: Unser größtes eigenes Digitalevent war die virtuelle Messe VexCon. Die hatte 2017 Premiere, seitdem setzen wir sie jährlich um. Motiviert haben uns drei Entwicklungen: Erstens deuteten verschiedene Trends darauf hin, dass Online-Events in Zukunft einen immer größeren Marktanteil ausmachen werden. Zweitens bot uns das Format eine ideale Plattform zur Kooperation mit unseren Partner:innen. Drittens waren wir auf der Suche nach einem direkten Zugang zu unseren potenziellen Kund:innen und konnten keine passendere Konferenz oder Messe finden, wo die Zielgruppe mehrheitlich vertreten war.

Was für virtuelle Events bietet ihr aktuell an, was habt ihr bereits umgesetzt?

VRtual X: Für unsere Kunden haben wir im vergangenen halben Jahr mit unserer eigenen Software-Plattform LeaX ca. 35 virtuelle Events umgesetzt – in den Bereichen Medizin, Gesundheit, Automotive, Sport, Pressekonferenzen oder Mitarbeiter-Events. Dazu kommen die virtuellen Events, bei denen wir mit VRtual X selbst als Veranstalter fungieren. So waren wir zum Beispiel Vorreiter im Bereich Landwirtschaft (“Virtueller Feldtag”) oder in der Zahnmedizin (“Virtual Dental Summit”).

Carl Group: Wir bieten diverse virtuelle Event-Arten an: Produktpräsentationen, Live-Operationen, Sportevents, mehrtägige Kongresse, digitale Buchvorstellungen usw. Wir haben auch schon verschiedene Jahreshauptversammlungen rein virtuell umgesetzt. Für unsere Kunden Beiersdorf und Cewe war das nicht nur eine gelungene Alternative in Zeiten der Corona-Pandemie, sondern gar nicht anders vorstellbar.

XING Events: Die VExCon organisieren wir jährlich. Mit der letzten Ausgabe der VexCon im Oktober hatten wir erstmals über 1.000 Teilnehmende erreicht. Zusätzlich bieten wir kostenfreie Webinare zu Eventtechnologie und Eventvermarktung an, natürlich auch virtuelle Events (https://www.xing-events.com/de/webinare).

Welches virtuelle Events sind euch besonders im Gedächtnis geblieben?

VRtual X: Sicherlich der „Virtuelle Feldtag 2020“, weil wir gleich zu Beginn der Pandemie Neuland betreten haben und Pionierarbeit leisten konnten.

Carl Group: Für den Bundesverband Creditmanagement e.V. (BvCM) gingen wir aus zwei Studios gleichzeitig über mehrere Tage hinweg live. Das zweites Studio haben wir extra dafür eingerichtet – eine große Herausforderung, die am Ende sensationell funktioniert hat. Zudem haben wir im Juli den Schlagermove virtuell vier Stunden lang live gestreamt. Das war ein großer Spaß mit einer unglaublichen Reichweite.

XING Events: Uns liegt natürlich die VExCon besonders am Herzen. 2017 haben zwei Mitarbeiterinnen die Messe innerhalb von sechs Wochen geplant und großartig umgesetzt. Im Corona-Jahr kam der Messe eine besondere Doppelrolle zu: Sie hat zum einen gezeigt, dass sich ein virtuelles Event sehr erfolgreich etablieren kann. Zum anderen wurden genau die Einblicke und neuen Technologien rund um Online- und Hybrid-Events präsentiert, die die Branche zwingend benötigt.

Was unterscheidet euch von anderen Anbietern?

VRtual X: Unsere DNA der Virtual Reality. Wir denken sehr stark visuell, mit unserer Plattform LeaX haben wir die perfekte Verbindung zwischen Technologie und Design geschaffen. Das Design können wir für jedes Event und jeden virtuellen Showroom individuell anpassen. Unsere Plattform ist intuitiv, leicht bedienbar und offen für Tools von Drittanbietern.

Carl Group: Bei unserem Studio und unseren Umsetzungen bekommt man alles aus einer Hand. Wir haben die technische Infrastruktur fest in unserem Haus installiert, können aber jederzeit beim Kunden vor Ort präsent sein. Wir bauen die Event-Landingpages unterstützen bei der Erstellung der Regieabläufe. So können sich Kunden unsere Services nach dem Baukastenprinzip zusammenstellen.

XING Events: Zur Umsetzung von Online-Events eignet sich vor allem unsere Online-Registrierung, denn sie vereint das Videokonferenz-Tool ganz leicht mit Anmeldeformularen und Teilnehmermanagement.

Auf welche Probleme oder Wünsche von Kunden und Teilnehmern müsst ihr am häufigsten eingehen?

VRtual X: Das Thema der Kommunikations-Möglichkeiten innerhalb eines virtuellen Events ist ein zentrales: Wie schaffen wir es, Menschen auch in der virtuellen Welt in “echten” Kontakt bringen? Für diese Herausforderung arbeiten wir mit den verschiedenen Tools wie zum Beispiel unserem eigenen Instant-Videoplayer.

Carl Group: Für viele unserer Kunden ist die rein virtuelle Veranstaltung absolutes Neuland. Kunden am Livestream müssen anders bedient werden als physisch anwesendes Publikum auf einem Event. Dafür braucht es andere Schwerpunkte.

XING Events: Gerade jetzt, wo Offline-Events kaum möglich sind, fragen uns viele Kund:innen nach Monetarisierungsmöglichkeiten ihrer Online-Events. Unwissenheit und Unsicherheit in Bezug auf die Qualität des eigenen virtuellen Angebots sorgen nach wie vor dafür, dass Events unentgeltlich, gegen eine freiwillige Spende oder weit unter Preis ihren Weg ins Netz finden. Das langfristige Problem: Die Bereitschaft, künftig wieder mehr Geld für Events zu bezahlen, sinkt. Die Lösung ist recht simpel: Ticketverkauf. Am einfachsten funktioniert das über ein  digitales Tool, das den gesamten Prozess – von der Registrierung über den Ticketversand bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung – miteinander verknüpft.

Welchen Mehrwert bietet ein virtuelles Event?

VRtual X: Kostenreduktion im Vergleich zum realen Event, Nachhaltigkeit in Bezug auf CO2-Emissionen und der Wiederverwendbarkeit der Inhalte. Hinzu kommt Zeitersparnis, erleichterter Zugang zu Inhalten und anderen Menschen und natürlich auch Sicherheit.

Carl Group: Die Liste ist lang: Als Teilnehmer spart man Reise- und Hotelkosten, Veranstalter können auf ein aufwändiges Catering und die Locationmiete verzichten. Außerdem wird die Umwelt geschont! Dennoch sind wir der festen Überzeugung, dass die reale Begegnung zwischen Menschen absolut notwendig ist – sofern es wieder möglich ist.

XING Events: Für uns stechen mehrere Punkte heraus. Das sind zum einen Ressourceneinsparungen: Das reicht von den Print- und Verbrauchsmaterialien über Reisekosten und das Catering, bis hin zu großen Teilen der Veranstaltungstechnik, Ausstellungsständen etc. Zum anderen können wir eine potenziell höhere Reichweite und Leads generieren. Dann wären da noch potenziell zusätzliche Einnahmen, aber vor allem lässt sich der Erfolg präziser messen. Wir können genau sehen, wie viele Gäste welchen Vortrag gesehen haben sowie welche Sprecher oder Messstände besonders gut ankommen. Ein weiterer Mehrwert ist die Nachhaltigkeit. Online-Events sparen nicht nur Ressourcen ein, auch die Teilnehmenden müssen nicht mehr so viel reisen, was auch  räumliche und lokale Grenzen überwindet. Ein Event mit regionalen Fokus kann virtuell die die ganze Welt erreichen.

Werden virtuelle Events auf Dauer „normale“ Events ersetzen?

VRtual X: Virtuelle Events werden auch nach der Corona-Pandemie als digitale Verlängerung des realen Events Bestand haben. Zum einen als Option für zusätzliche digitale Inhalte und Interaktion, zum anderen als „Plan B“, den Veranstalter immer parat haben sollten.

Carl Group: Klassische Messen und Kongresse werden sicherlich nie 1:1 durch virtuelle Veranstaltungen ersetzt werden. Dafür ist der zwischenmenschliche Kontakt zu wichtig. Doch bei Produkt- oder Buchvorstellungen könnte das anders aussehen: Viele Konzerne haben schon vor der Corona-Pandemie auf virtuelle Produktvorstellungen gesetzt. Ein Hybrid-Event ist aus ökologischen Gesichtspunkten eine gute Alternative.

XING Events: Nein, denn soziale Kontakte können digital (noch) nicht komplett ersetzt werden. Vielmehr werden virtuelle Events in Zukunft als wertvolle Erweiterung für Offline-Events dienen.

Was seht ihr als große Herausforderung für virtuelle Events in der Zukunft?

VRtual X: Die größte Herausforderung besteht in der klugen und emotionalen Verbindung zwischen On- und Offline-Event. Daran arbeiten wir bereits mit Hochdruck, denn dem hybriden Event wird in den kommenden Jahren eine zentrale Bedeutung zukommen. Dabei werden auch die Virtual- und die Augmented-Reality eine immer wichtigere Rolle spielen.

Carl Group: Erst einmal hoffen wir, dass zeitnah die „Konkurrenz“ des Live-Events zurückkehrt. Eine Weihnachtsfeier oder ein Messebesuch ist sicherlich in der Realität immersiver, egal wie gut die Virtual-Reality-Software ist. Wichtig sind aber auch die Konzepte für virtuelle Events: Der Ablauf muss für den Zuschauer minutiös durchgetaktet sein, denn anders als bei Live-Events werden hier keine Fehler verziehen.

XING Events: Die größte Herausforderung besteht darin, online auch wirkliche Erlebnisse zu schaffen. Der digitale Raum stellt uns vor die Herausforderung, dass nur zwei von fünf Sinnen angesprochen werden: das Hören und das Sehen. Die Technik limitiert das optische und akustische Erlebnis oft zusätzlich. Ein Live-Konzert oder eine fein justierte Corporate-Präsentation sind den PC-Lautsprechern oder den heimischen Boxen deutlich überlegen. Auch die Interaktion und das Ausprobieren bleiben bei Online-Events oft auf der Strecke. Die nächste Ablenkung ist nur einen Browser-Tab entfernt. Die größte Herausforderung bilden durchdachte Konzepte, die den Spannungsbogen aufrecht erhalten und Austausch ermöglichen. Dafür gibt es bereits gute Ansätze: Eine professionelle Moderation, VR-Technologie, Event-Apps für Networking, Matchmaking und Q&A Sessions, Mitmach-Aktionen, und Präsentboxen und so weiter.

Fazit: Die Zukunft ist virtuell

Virtuelle Events etablieren sich zunehmend als vollwertige Alternative zu “normalen Events”. Das größte Potenzial liegt in Hybrid-Events. So hat man einerseits die Chance auf Networking und Austausch mit „realen „Begegnungen“. Andererseits ist der digitale Austausch mit Besuchern, Speakern und Ausstellern auch in virtueller Form per Videocall schon heute eine geeignete Alternative.

Bei einer Sache herrscht Einigkeit: Virtuelle Events punkten beim Thema Nachhaltigkeit. Zum einen fällt der logistische Aufwand weniger ins Gewicht, was sich positiv auf den CO2-Ausstoß auswirkt. Andererseits ersparen sich alle Besucher die Anreise. So schaffen virtuelle Events ganz neue Möglichkeiten, Menschen aus aller Welt miteinander zu verbinden.

Trotz der vielen Vorteile gibt es aber auch seitens der Veranstalter Bedenken: Durch die Vielzahl der kostenlosen Angebote im Internet sinkt die Zahlungsbereitschaft – ein Effekt, der für die Medienbranche nichts Neues ist. Aber eine digitale Veranstaltung ändert nichts an der Tatsache, dass Veranstalter großen Aufwand betreiben müssen, um gute digitale Inhalte zu produzieren.

Die Kernfrage lautet nun: “Weshalb soll ich mich als Teilnehmer für ein virtuelles Event entscheiden?” Natürlich kann es hier keine endgültige Antwort geben, die Entscheidung ist schließlich jedem selbst überlassen. Dennoch darf man nicht vergessen, dass die Inhalte meistens ähnlich sind und man auch von zu Hause aus viel lernen kann und Spaß haben wird. Daher lautet unser Appell: Verlasst eure Komfortzone und taucht ab in ein virtuelles Event. Das erweitert den Horizont und ihr unterstützt die mutige Eventbranche, die sich an digitalen Innovationen ausprobiert.

Danke an VRtual X, Carl Group und XING Events für die Beantwortung der Fragen!